Dokumenten-Management

Heutzutage tauschen Mitarbeiter ständig Daten wie E-Mails, Kundenanfragen, Verträge, Rechnungen und Projektdokumente aus. Immer wieder werden neue Dokumente erstellt und aktualisiert.

Alle berechtigten Mitarbeiter sollen jederzeit und sofort auf alle benötigten Schriftstücke zugreifen können. Die Realität in vielen Unternehmen ist aber, dass Mitarbeiter Informationen suchen und sie in anderen Abteilungen anfordern müssen. Im Durchschnitt verbringt ein Mitarbeiter 30 bis 40 Prozent seiner Zeit damit, um sein E-Mail-Account, Papierunterlagen, Festplatten und Aktenschränke zu durchsuchen, um Informationen für seine tägliche Arbeit zu finden.

Wir möchten Ihnen vier Gründe nennen, wie ein elektronisches Dokumenten-Management-System (DMS) Ihre Organisation verbessern kann:

1. Höhere Effizienz und Produktivität

Tauschen Sie Ihr papierbasiertes Ablagesystem gegen eine digitale Lösung. Sie erhalten einen schnellen Zugriff auf Ihre Geschäftsdokumente und ermöglichen einen reibungslosen Informationsfluss.

2. Geringere Kosten für die Dokumentenablage

Der Umstieg auf ein elektronisches DMS bietet Ihnen Einsparungen bei der Ablage. Dadurch sinken die Kosten für Kopien, Ausdrucke, Versand und Aktenlager.

3. Datensicherheit und Compliance

Ein Dokumenten-Management-System hilft Ihnen, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Weiterhin erfüllen Sie die behördlichen und branchenspezifischen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.

4. Fortbestand Ihres Unternehmens

Ein elektronisches Dokumenten-Management-System stellt sicher, dass Ihr Unternehmen auch bei Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser keine Ausfallzeiten hat. Dokumente können leicht repliziert werden und auf Datenträgern außerhalb Ihres Unternehmens oder in der Cloud gespeichert werden.

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